Kennis delen is van groot belang om vanuit de verantwoordelijkheid van de raad voorgaand bij een nieuwe inkoopprocedure, de juiste keuzes te kunnen maken. Keuze die de gemeente Amsterdam moet maken voor de inkoop van de aanvullende WMO-voorzieningen en de MO/BW. Dat is nodig omdat de procedure die in 2020 is gevolgd, door de gemeente is ingetrokken.

De Omslag heeft voor deze bijeenkomst twee experts op het gebied van inkopen gevraagd hun kennis met de Gemeenteraad te delen. Niels Uenk en Marco van der Spek- Stikkelorum.
Niels Uenk is onderzoeker en directeur van het Public Procurement Research Center en Marco van der Spek – Stikkelorum is Inkoopstrateeg/Contractmanager Sociaal Domein bij Inkoop en Contractbeheer Gooi en Vechtstreek.

meest passend instrument
“Het begint bij het formuleren van heldere en uitgangspunten”, aldus Niels Uenk. “Die kunnen samen met vertegenwoordigers van burgers en aanbieders prima worden uitgewerkt. Als deze uitgangspunten door de gemeenteraad zijn vastgesteld, dan is het zaak om het meest passende inkoopinstrument te kiezen.” In zijn presentatie behandelde Niels Uenk de drie instrumenten die een gemeente heeft: een subsidieverlening, een aanbesteding en een Open House procedure.

subsidie
Subsidies kunnen prima instrument zijn, zolang een gemeente niet te veel eisen stelt aan de wijze waarop een aanbieder werkt. Op het terrein van de Wmo heeft de gemeente echter vaak allerhande eisen hoe de ondersteuning dient te worden ingevuld. Daarmee wordt het leveren van ondersteuning aan inwoners een opdracht die aanbieders uitvoeren. In dat geval is een subsidie niet passend.

aanbesteding
Bij een aanbesteding selecteert een gemeente op basis van vooraf geselecteerde selectie- en gunningscriteria de beste of meest geschikte aanbieders. Amsterdam heeft voor de huidige inkoopprocedure het instrument van aanbesteding gebruikt. Bij een aanbesteding zijn er allerlei keuzes mogelijk. Die keuze mogelijkheden zijn extra groot bij de procedure voor ‘Sociale en Andere Specifieke diensten’ (SAS). Dit is een procedure voor opdrachten > € 750.000 die in het sociaal domein kan worden gebruikt. Hierin heeft een gemeente veel vrijheid. Men kan met geïnteresseerde aanbieders vooraf in gesprek gaan op basis van gelijkheid en transparantie. Daarbij kan men bijvoorbeeld onderhandelen en via meerdere rondes tot keuzes komen. Tot die keuzes behoren het indeling percelen (bijv. zorgvormen, doelgroepen, geografisch, …). Voor meer informatie inzake deze vormen zie de presentatie en het achtergrondartikel van Niels Uenk.

open house
Bij een Open House worden er vooraf ook criteria opgesteld, maar wordt er niet geselecteerd op basis van onderlinge concurrentie. Alle aanbieders die voldoen aan de voorwaarden krijgen een contract. Inwoners die ondersteuning nodig hebben kiezen dan zelf de meest passende aanbieder. Nadeel van deze procedure kan zijn dat er versplintering van het aanbod optreedt.
Marco van der Spek – Stikkelorum ging op verzoek in op de mogelijkheden die er in de praktijk zijn om het aantal aanbieders toch te beperken. Dat kan door heel specifiek eisen te stellen bij het toelaten van aanbieders. Bovendien blijkt in de praktijk dat veel aanbieders na toelating afvallen omdat zij eigenlijk geen mensen hebben die een beroep op hen doen.

Het toepassen van een Open House heeft in sommige gemeenten geleid tot grotere concurrentie na toekenning (een strijd om de cliënt). Bij het niet goed inrichten van de procedure zou het tevens kunnen leiden tot het geven van contracten aan instellingen die meer gericht zijn op snel geld verdienen dan op het verlenen van goede zorg (‘de zorgcowboys’). Om dit te voorkomen is het noodzakelijk voldoende tijd in te ruimen voor toetsing voor definitieve toelating tot het (gecontracteerde) zorglandschap. Daarnaast is een gedegen contractbeheer na toelating cruciaal om dit probleem te voorkomen en waar nodig aan te pakken.

transparant
Veel nadruk legden de experts om de keuzes die er moeten gemaakt om het beleid te vertalen naar het juiste inkoopinstrument, transparant te maken en de gevolgen daarvan uit te leggen aan alle betrokkenen: burgers, aanbieders en de gemeenteraad. De negatieve effecten (zoals het verliezen van werk door een aanbieder, of het als burger moeten switchen van aanbieder) moeten vooraf ook worden benoemd. Dan kan er een weloverwogen besluit worden genomen.

tegen lezen
Niels Uenk benadrukte dat bij de keuze van het instrument en de uitwerking van de inkoopprocedure (met name bij de aanbesteding) goed moet worden getoetst of deze eerlijk, rechtvaardig en volledig is. Voldoende expertise bij de gemeente zelf en het betrekken van een externe deskundige voor het tegenlezen van de concept procedure zijn hiervoor randvoorwaarden.

Samenvattend gaven beide experts aan dat een gemeente een behoorlijk veel ruimte heeft om het meest passende inkoopinstrument te kiezen. Zij verwierpen de gedachte dat een gemeente zich moet persen in een keurslijf dat door de rijksoverheid of door EU regelgeving zou zijn opgelegd.

kennis delen
Met deze expertbijeenkomst heeft De Omslag een bijdrage willen leveren aan dat er op basis van kennis en transparantie gekozen kan worden voor een inkoopprocedure die het meest passend is, waarvan de positieve en negatieve effecten vooraf worden gedeeld en waarbij vooraf ook duidelijk is hoe alle betrokkenen moeten handelen als er eenmaal een gunningsbesluit is genomen.

Meer informatie is te vinden op:
- Uitwerking van de verschillende inkoopinstrumenten, geschreven door Niels Uenk.